L’utilisation des technologies 2.0 pour le management est née au sein des projets informatiques comme Linux il y a quelques années. Il s’est répandu dans un certain nombre d’entreprises par la suite. Il est utilisé par exemple pour gérer la collaboration au sein du réseau de revendeurs Dassault Systèmes (management de la collaboration BtoB) ou au sein même de l’entreprise au travers de communautés de pratiques.

Afin de mettre un peu de concret, quelques exemples d’outils de management intranet et leurs applications :

Planification, suivit de projet : Basecamp

Constitution d’une base de connaissances : TWiki, XWiki

Partage d’information en temps réel : Yammer, SocialCast

Mixtes/ semi-spécialisés : BlueKiwi, Jive, SeeMy, Sharepoint

Et aussi Dassault Systèmes SWYM, attendue comme une plateforme innovante pouvant être déployée sur de larges organisations.

L’utilisation du 2.0 en management permet de fluidifier le transfert de l’information, facilite la co-création et favorise la capitalisation naturelle de l’information (tout ce qui passe par ces plateformes est enregistré). Il a aussi un certain nombre de conséquences structurelles, donnant plus de poids aux employés sur les canaux de communication. Ces modes d’échange verticalisent aussi les échanges ce qui évite au manager de devoir transmettre de l’information en permanence. Il y a bien d’autres avantages. Par exemple il devient plus facile de repérer des expertises au sein de l’entreprise.

Ces modes de management sont en phase d’adoption et d’expérimentation par les entreprises actuellement. Leur généralisation et leur maturation est attendue d’ici encore quelques années. Beaucoup d’entreprises mesurent déjà un excellent R.O.I. (ex) On observe le déploiement de plus en plus significatif de plateformes. Les wikis ont une longueur d’avance comme base de capitalisation dans les PME et les réseaux sociaux suivent dans les grandes entreprises.

Dans les grosses entreprises l’un des freins à l’adoption est le compromis à trouver entre les process d’entreprise hiérarchiques et rigides et l’apparition possible de leadership à tout niveau du système. Les petites entreprises sont par nature plus réactives et adaptées à ces modes de fonctionnement plus souples. En revanche dans les deux cas il s’agit de combattre les habitudes de rétention de l’information. Si j’ai une information et que je l’utilise habilement plutôt que de la donner à mes collègues j’aurai plus de poids personnellement. Mais si tout le monde partage « généreusement » ses informations la performance individuelle de chacun des membres augmente (vous donnez une information mais 10 personnes vous donnent une information) et celle de l’entreprise avec. Même sans cela, l’expérience tends à montrer que le partage d’information permet d’ouvrir plus d’opportunités à titre personnel. Pour en revenir aux freins, un point à ne pas négliger étant souvent la résistance classique à l’introduction de tout nouvel outil. On se rend compte bien souvent de l’utilité qu’après s’être décidé à essayer. Alors pour convaincre les récalcitrants encore faut-il qu’ils y mettent les mains.

Ces modes de d’échange exploitent aussi la sérendipité. Simplifié à l’extrême le principe est de rendre publique les informations potentiellement utiles a d’autres personnes afin qu’elles soient trouvées. Évidement, avec ce principe, l’enjeu est de sélectionner les notifications de nouvelle information envoyées à chaque utilisateur afin d’éviter la surcharge. Il existe aussi parfois des contraintes de confidentialité d’une information d’une partie à l’autre de l’entreprise ce qui implique de permettre à l’utilisateur de contrôler qui peut voir les informations qu’il met sur le réseau. Globalement le R.O.I. est maximisé en considérant que toute information devrait être potentiellement trouvable par tous les membres de l’entreprise ayant signé la même charte de confidentialité, à moins qu’il y ait une raison bien définie pour qu’elle ne le soit pas.

Au sein d’une petite entreprise les échanges informels comme la pause café vont déjà largement fluidifier le transfert d’information en temps réel. En revanche la capitalisation des informations demeure une clef importante. De plus les besoins de l’entreprise en terme de fluidification des transferts d’information n’est pas directement proportionnelle à sa taille. Elle dépend largement des modes d’organisation et des habitudes, ainsi que de l’éclatement géographique des membres. Une poignée de personnes gérant un projet sans se voir en réel tous les jours ont déjà un intérêt certain à utiliser une plateforme d’échange 2.0.

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